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従業員が立替購入した備品は会社のもの？

更新日2026.09.03 カテゴリ購買・備品購入

会社で使用する備品を、従業員が一時的に立替購入することがあります。「急ぎで必要なので、自分で買って後から経費精算します」というケースです。会社から購入を依頼された従業員が代金を立て替え、その後会社が全額を精算したのであれば、基本的には会社の備品として扱うことになります。従業員が自分のお金で購入したというより、会社が購入するものについて従業員が一時的に支払いを代行したと考える方が実態に合うからです。

しかし、すべてのケースがこれほど明確とは限りません。例えば在宅勤務をしている従業員から「仕事用のモニターが必要なので購入したい」と言われ、会社が3万円まで負担することにしたとします。このとき、会社のモニターを従業員に立替購入してもらうのか、従業員が自分で使うモニターの購入費を会社が補助するのか。ここを曖昧にすると、購入したときには問題にならなくても、退職するときに「会社のお金で買ったのだから返却してください」「自分で購入したものなので私物だと思っていました」という認識の違いが起こります。

また、従業員が会社の承認を得ず「仕事で必要だと思ったので買いました」と備品を購入し、後から経費精算を求めてくる場合もあります。会社がその経費を精算するのであれば、単に領収書を受け取って終わりにするのではなく、その備品を会社のものとして取得するのか、従業員の私物購入に対する補助として扱うのかまで整理しておいた方がよいでしょう。

誰の所有物として管理するのかを、購入・精算時に明確にする

重要なのは、誰のクレジットカードや現金で購入したかだけではありません。誰が使用するためのものなのか、会社が何として費用を負担するのか、購入後は誰の所有物として管理するのかという3点を購入・精算時に明確にしておくことが重要です。備品購入全般の基準については備品購入の要望もあわせてご確認ください。

確認ポイント

• 会社が購入を依頼・承認した備品か
• 経費精算なのか購入費用の補助なのか明確になっているか
• 会社が購入代金の全額を負担しているか
• 購入後は会社備品として管理するか
• 備品管理台帳への登録が必要なものではないか
• 従業員へ貸与する場合、貸与品として記録しているか
• 在宅勤務で使用する場合でも会社所有であることを本人へ伝えているか
• 故障や買い替えが発生した場合の扱いを決めているか
• 退職・異動時に返却させるものか決めているか
• 従業員が無断で購入した場合の精算ルールを決めているか

こんなケース、どうする？

従業員が会社から頼まれた備品を自分のクレジットカードで購入した。

会社が購入代金を精算するのであれば、会社備品として必要な管理を行います。

在宅勤務用のモニターを従業員に購入してもらった。

会社備品の立替購入なのか、従業員の私物購入への補助なのかを明確にしてから精算します。

従業員が必要だと判断して勝手に備品を購入した。

必要性と経費精算の可否を確認し、精算する場合には購入した物を誰の所有物として扱うのかも整理します。

会社が購入代金の一部だけを負担した。

会社所有とするのか、従業員所有の物品に対する購入補助とするのかを制度上明確にします。

退職者から「自分で買ったモニターなので持って帰ります」と言われた。

購入時の申請や精算記録を確認し、会社備品として購入したものなのか、本人の私物として購入したものなのかを確認します。

会社所有の備品だったが、退職時に本人から買い取りたいと言われた。

立替購入とは切り離し、会社の備品を従業員へ譲渡してよい？のルールに沿って判断します。