交通費や備品の購入費など、仕事で使うお金を従業員が立て替えることがあります。
領収書やレシートを持っていけば、その場で現金を返してくれる会社もありますが、給与と一緒に振り込む会社もあります。
「給料日まで待たされると、お財布が厳しいのに……」と思うこともありますよね。
では、なぜ会社はその場で精算してくれないのでしょうか？
現金で精算するためには、総務や経理が「小口現金」というものを用意する必要があります。
小口現金とは、会社が日々のちょっとした支払いに使うため、手提げ金庫などに保管している現金のことです。
従業員の立替精算のほか、備品の購入や切手代、着払い荷物の支払いなどにも使われます。
その場で現金を受け取れるので便利に思えますが、実は管理する側にはかなりの手間がかかります。
例えば、現金の残高と記録が合っているかを定期的に確認しなければなりません。
現金が少なくなれば銀行へ引き出しに行く必要がありますし、金庫の鍵や暗証番号も厳重に管理する必要があります。
現金がなくなったり、金額が合わなくなったりすれば、大きな問題にもなります。
つまり、会社の中で小さな銀行のような管理をしなければならないのです。
こうした手間やリスクを減らすため、できるだけ現金を扱わず、銀行振込や法人カードなどを利用する会社もあります。
総務や経理がすぐに精算してくれないのは、単に面倒だからではなく、現金を安全に管理するための事情もあるということです。
とはいえ、高額な立替で給料日まで待つのが難しい場合もありますよね。
そんなときは、購入前に会社へ相談してみましょう。会社から直接支払ってもらうなど、別の方法が使えるかもしれません。