社内用語は統一するべき？企業文化と言葉の使い分け

同じ言葉でも、会社や文脈によって意味が変わる

よくあるのは「粗利」という言葉です。粗利とは、売上高から売上原価を差し引いたもので、会計用語としては「売上総利益」のことをいいます。売上総利益とは言いづらいので、会社によっては「売総（うりそう）」と略したりする場合もありますが、比較的古い会社や業界では「粗利」と言った方が通りがよい場合もあります。

「人件費」という言葉にも、会社の業界や文化によってさまざまな使われ方があります。例えば、物理的な仕入れがほとんどないサービス業界の場合、人件費を「原価」と呼ぶことがあります。実際に、サービスを提供する従業員の人件費が、売上原価の主要な部分を占める業種もあります。一方で、製造業や小売業では、原価といえば原材料費や仕入価格など、「モノ」にかかる費用をイメージする人もいるでしょう。ただし、製造業でも製造に直接携わる従業員の労務費などは製造原価に含まれます。そのため、人件費を原価と呼ぶこと自体が誤りというわけではなく、どの業務にかかる人件費を指しているのかが重要になります。

他にも、人件費を「直接人件費」「間接人件費」というように分けて管理する企業もあります。製造現場などでは、製品の製造に携わる従業員であっても、管理職の場合には事務仕事やマネジメント業務などを兼ねていることがあります。精緻に製造にかかる費用を測定したい場合には、実際に製造に従事した時間とそれ以外の業務に従事した時間を分けて考え、工数を測定したり一定の基準で按分したりして、直接的な工数と間接的な工数を算出することもあります。同じような考え方を、別の言葉で表現している企業もあるかもしれません。

また、単に「利益」と言われたら、企業の中で何を指すでしょうか。経常利益を指す場合もあれば、営業利益を指す場合もあります。粗利が重要な会社では、利益と言われると売上総利益を意味することもあるでしょう。投資家や株主などのステークホルダーとの会話では、当期純利益を指しているかもしれません。これらは会計上それぞれ異なる指標ですが、日常の会話では「利益」という一つの言葉で済ませてしまうことがあります。

言葉狩りは、かえって弊害を生むことがある

例えば、社内では正式な会計用語を使用するという理由で「粗利」という言葉を禁止したとしても、営業先や取引先では、やはり「粗利」という言い方の方が話が通じることもあります。「粗利」という言葉の存在を封殺するような研修や周知を行うことは、かえって弊害が生じかねません。

社内の正式な資料では「売上総利益」と表記する一方で、「粗利」とは同じ意味で使われることがあると教える方が、実務上の利便性は高いでしょう。

正式な資料や業務システムでは定義を統一する

一方で、用語を統一しなければならない場面もあります。例えば、経営会議の資料で「利益」と記載されているにもかかわらず、ある部署は営業利益、別の部署は経常利益を指しているのであれば、正しい比較や判断ができません。また、システムに登録する項目名や社内の申請書、規程などでも、同じ言葉が異なる意味で使われていると混乱が生じます。

そのため、日常会話での言葉の使い方と、正式な資料や業務システムで使用する用語は、分けて考えることが重要です。例えば、経営資料や社内規程、業務システムでは正式名称や定義を統一し、日常の会話では一般的な略称や業界用語を許容するという方法もあります。

また、独自の社内用語が多い企業であれば、新入社員や中途入社者向けに用語集を用意しておくことも考えられます。その際には、社内で使われている言葉を単に列挙するのではなく、正式名称や一般的な意味との違いを説明しておくとよいでしょう。用語集などの社内情報を届ける仕組みについては「会社の情報・ナレッジ共有」も参考にしてください。

企業文化としての言葉を残しながら、正確さが必要な場面で統一する

総務としては、社内の言葉をすべて統一しようとするよりも、言葉の違いによって業務上の誤解やトラブルが生じないようにすることを優先したいところです。

企業文化としての言葉を残しながら、正確さが必要な場面では定義を統一する。その程度の柔軟さがあった方が、実務では使いやすいのではないでしょうか。