1. サンプル
必要最小限の項目を揃えたサンプルは以下のとおりです。
Word形式が必要な場合は、こちらからダウンロードできます。
インデントや採番などの書式設定をしていないプレーンな形で提供しておりますので、会社の他の規程等に合わせて調整してください。
生成AI利用規程
第1条（目的）
本規程は、生成AI・AIエージェント等（以下「AIサービス」という。）の業務利用に関する基本事項を定め、情報資産の保護と業務の適正な遂行を図ることを目的とする。
第2条（定義）
本規程においてAIサービスとは、ChatGPT、Claude、Gemini、Copilot、その他大規模言語モデル（LLM）および、それらを利用するアプリケーション・APIをいう。
第3条（適用範囲）
本規程は、当社の役員および従業員（契約社員・派遣社員・業務委託先を含む）が業務上でAIサービスを利用するすべての場合に適用する。
第4条（利用を許可するツール）
業務で利用できるAIサービスは、会社が指定し一覧に登録したサービスに限る。
業務でAIサービスを新たに利用する場合、利用者は所属部門長の承認を得た上で、所管部門へ申請する。
第5条（入力禁止情報）
利用者は、AIサービスのプロンプト（入力欄）に次の情報を入力してはならない。
- (1) 個人情報および特定の個人を識別できる情報
- (2) 顧客・取引先の機密情報および契約上の秘密情報
- (3) ID・パスワード等の認証情報、未公開の社内情報
- (4) 未公開の財務情報、M&A情報、人事評価情報
- (5) ソースコードのうち、当社または取引先が秘密として管理するもの
第6条（生成物の利用）
AI生成物（文章・画像・コード等）を社外へ公開または納品する場合、利用者は事実関係、著作権および第三者の権利侵害の有無を必ず確認する。
また、AI生成物であることを明示する必要がある場合（広告表示や契約上の義務がある場合等）は、その旨を表示する。
第7条（禁止事項）
法令または各AIサービスの利用規約に違反する利用、および他者を誹謗中傷する目的での利用を禁止する。
第8条（管理体制）
本規程の管理責任者は総務部長とし、AIサービスの追加承認および利用に関する相談対応を行う。
第9条（モニタリング）
会社は、必要な範囲でAIサービスの利用状況を記録・確認することができる。
第10条（違反時の措置）
本規程に違反した場合、会社は就業規則に基づき必要な措置を講じることがある。
第11条（教育）
会社は、利用者に対し、本規程およびAIサービスの適切な利用に関する教育を定期的に実施する。
第12条（規程の改定）
AIサービスの進化、法令改正および社内運用の実態を踏まえ、本規程は年1回以上見直し、必要に応じて改定する。
2. ポイント
総務として関わる上で重要なポイントは、
- 管理体制として利用を承認制にするか
- 教育をどのように実施するか
をあわせて考えていかなければならないことです。
特に教育の部分については、規程に記載されている内容を具体的に理解してもらう必要があります。
例えば、
- 入力禁止事項にはどのような情報が該当するのか
- 入力禁止情報を入力してしまった場合のリスク、想定されるトラブルや被害の範囲
- AI生成物を利用する際の著作権など知的財産権の考え方
- 知的財産権の確認方法
- 知的財産権を侵害した場合のリスク、想定されるトラブルや被害の範囲
などです。
ここでいう教育とは、「AIの便利な使い方」や「AI活用術」といったAIのプラスの側面を学ぶ研修ではありません。
情報漏えいや著作権侵害などのリスクを理解し、トラブルを未然に防ぐための、「盾」となる研修である必要があります。
もし社内で研修を実施できず、外部講師を招く場合は、「盾」となるコンテンツを提供できるベンダーを選ぶことをおすすめします。
例えば、以下のようなラインナップを揃えているベンダーが望ましいでしょう。
- 生成AIの基礎と会社の利用ルール
- 機密情報・個人情報を入力してはいけない理由
- ハルシネーション（誤情報）のリスク
- 著作権・商標・肖像権・ライセンス
- AI生成物の最終責任は誰が負うのか
- プロンプトインジェクション（悪意ある入力）
- シャドーAIのリスク
- AIサービスごとのデータ利用・学習設定
- AIエージェント利用時の注意点
- AI利用時のインシデント対応
まとめ
AIはこれからますます進化していきます。
PCやスマートフォン、インターネットが仕事に欠かせなくなったように、AIを活用せずに業務を進めることが難しい時代が訪れるかもしれません。
しかし、導入さえすればよいというものではありません。
安心してAIを活用するためには、守るべきルールを定め、それを理解してもらうための教育が必要です。
その最後の「盾」を整備することも、これからの総務に求められる重要な役割ではないでしょうか。