会社で購入した電子書籍を従業員に貸し出すには？

会社用アカウントの共用は利用規約に注意

では、会社用の電子書籍アカウントを作り、それを従業員が共用する方法はどうでしょうか。一般向けの電子書籍サービスでは、購入した書籍の利用権がアカウントに紐づいていることが多く、複数のデバイスで閲覧できる場合もあります。

しかし、複数のデバイスで閲覧できることと、複数の従業員でアカウントを共有してよいことは別の問題です。サービスによっては、アカウントの貸与や第三者との共有が利用規約で禁止されています。会社が購入したからといって、従業員が自由にアカウントとパスワードを使い回してよいわけではありません。

タブレットごと貸し出す方法

可能性があるとすれば、会社用のタブレットを用意し、電子書籍を閲覧する際にはタブレットごと貸し出す方法です。ただし、これも利用する電子書籍サービスの規約によります。会社所有の端末であっても、複数人で同じアカウントを利用することが認められていなければ、規約上の問題が残ります。

また、タブレットを貸し出すのであれば、紙の書籍を貸し出すのとそれほど変わりません。端末の購入費用や故障対応、紛失防止など、デバイスの管理コストが増えるというデメリットもあります。

法人向けの電子図書館サービスを活用する

現実的な方法の一つは、法人向けの電子図書館サービスを活用することです。例えば、BOOK TECH bizでは、会社が電子書籍のライセンスを購入し、従業員に貸し出す仕組みが用意されています。書籍は1冊につき1ライセンスとして管理され、購入したライセンス数に応じて、同時に貸し出せる人数が決まります。

貸出や返却、予約の管理ができ、従業員のアカウントについても一時停止や削除が可能です。一般向けの電子書籍アカウントを複数人で使い回すのではなく、法人向けサービスが定めた利用方法に従って書籍を貸し出せるわけです。

また、対応するサービスであれば、従業員が自分のPCやスマートフォンから閲覧することもできます。ただし、個人のデバイスから閲覧できることは、必ずしも会社にとってメリットだけではありません。会社が貸与した端末だけで閲覧させたい場合には、端末を限定する機能があるかを別途確認する必要があります。また、退職時にアカウントを停止できる場合でも、ダウンロード済みの書籍データをその後も閲覧できるかどうかなど、サービスごとの仕様を確認しておく必要があります。

費用と取り扱い書籍を事前に確認する

注意点としては、紙の書籍や個人向け電子書籍に比べて費用が割高になる場合があることです。BOOK TECH bizの場合、公式サイトでは法人向け書籍ライセンスの価格が個人向けの3〜4倍程度と案内されています。そのため、利用人数や貸出回数によっては、従業員ごとに購入した方が安くなる可能性もあります。

また、幅広い分野の書籍が揃っているとはいえ、専門性の高いニッチな分野の書籍については、取り扱いがない可能性もあります。会社が購入したい書籍が法人向けサービスで提供されているかどうかは、導入前に確認しておきたいところです。

会社が利用権を管理できる仕組みを検討する

会社としては、本来インプットしてほしい情報について、「紙の書籍だと読みづらい」という理由で敬遠されてしまうことは避けたいはずです。一方で、従業員の希望に応じて電子書籍を購入するだけでは、費用やライセンス、退職後の利用権限など、新たな管理上の問題が発生します。

電子書籍を貸し出す場合には、単に購入する方法だけでなく、会社が利用権を管理し、必要に応じて別の従業員へ貸し出せる仕組みを検討することが重要です。

電子なら読みたいという従業員の要望にどう応えるかを一考することで、従業員の知識やスキルの向上につながる可能性があります。