内示の範囲と、正式発表までの情報共有ルールを決めておく

人事異動は本人だけでなく異動元・異動先の部署にも影響するため、正式発表前に「誰に、どこまで伝えるか」をあらかじめ決めておくことが重要です。異動に伴って承認者の変更が必要になる場合は人事異動のたびに承認者を変更する手間もあわせてご確認ください。内示の段階で本人から異動を拒否された場合は人事異動を拒否されたらどうする？もご確認ください。

確認ポイント

  • 本人への内示はいつ行うか
  • 異動元、異動先の上司にはいつ伝えるか
  • 正式発表前にどこまで情報を共有してよいか
  • PC、アカウント、座席等の準備はいつ始めるか
  • 引き継ぎはいつから開始するか
  • 正式発表までは何を非公開とするか
  • 異動の目的や期待する役割を誰が本人・異動先へ説明するか

こんなケース、どうする？

異動先には正式発表まで知らせない方がよい？

情報管理を優先して異動先への共有を遅らせると、受け入れ準備が間に合わなくなる場合があります。

「異動先の部長までは事前に共有する」「PC等の準備担当者には必要な情報だけ伝える」など、正式発表前に共有できる範囲を決めておくと運用しやすくなります。

本人には内示したが、周囲にはまだ話してほしくない。

本人だけに「正式発表までは秘密」と伝えるのではなく、いつ公表するのか、誰には既に共有されているのか、業務の引き継ぎを始めてよいのかまで伝えておいた方が混乱を防げます。

正式発表したが、異動先で何も準備されていなかった。

人事異動の情報を管理することと、受け入れ準備をしないことは別です。

PCやアカウント、座席、業務の割り振りなど、正式発表前でも準備しておく必要があるものを整理しておくとよいでしょう。