退職者宛ての郵便物、自宅へ転送してよいか｜住所開示と個人情報の注意点

退職した従業員宛ての郵便物が、退職後も会社に届くことがあります。取引先からの郵便物だけでなく、本人が勤務先を送付先として登録していたサービスや、個人的な郵便物が届くこともあるでしょう。

すでに退職しているので、「自宅の住所を知っているから転送してあげよう」と考えることもあるかもしれません。しかし、会社が保有している退職者の住所は、在籍中に人事・労務管理等の目的で取得した個人情報です。郵便物を転送するために、その住所を当然に使用してよいとは限りません。

また、差出人へ退職者の自宅住所を伝えることは、本人の個人情報を第三者へ提供することにもつながります。退職者宛ての郵便物が届いた場合は、担当者の判断で転送先を教えたり、自宅へ転送したりするのではなく、会社として対応方法を決めておくことが重要です。

本人と連絡が取れる場合には、「会社に郵便物が届いている」と連絡し、受取方法を確認する方法も考えられます。退職時に、会社宛ての郵便物について送付先変更の手続きを行うよう案内しておくことも、退職後の対応を減らすことにつながります。

退職者の自宅住所を、郵便物の転送や開示に安易に使ってはいけない

会社が保有する退職者の住所は、在籍中に人事・労務管理目的で取得した個人情報です。郵便物を転送する目的で当然に使用したり、差出人からの問い合わせに応じて伝えたりすることは、目的外利用や第三者提供にあたるおそれがあります。開封基準など郵便物全般の取扱いは郵便物の開封・受け渡しもあわせてご確認ください。

担当者の判断で処分や転送をせず、本人への連絡、差出人への返送など、会社で決めた方法に沿って対応できていますか。

会社が保有している住所を別の目的で当然に利用できるとは限りません。本人へ連絡できるのであれば、受取方法を確認するなどの対応を検討していますか。

退職者の住所や連絡先を、本人の同意等を確認せず第三者へ伝える運用になっていませんか。

退職者宛てだからという理由で開封せず、社内の郵便物取扱ルールに沿って対応していますか。

その都度対応を続けるだけでなく、本人への連絡や差出人への返送など、今後届かないようにするための対応を検討していますか。

郵便物を無期限に保管するのではなく、一定期間の保管後に差出人へ返送するなど、連絡が取れない場合の取扱いを決めていますか。

退職者宛てというだけで会社が料金を負担して受け取らず、受領してよい荷物なのか確認する運用になっていますか。