確認ポイント

  • 郵便物の開封・未開封について、宛名や「親展」等に応じた取扱いルールはあるか
  • 書留や重要郵便物など、必要に応じて受領・引渡しを記録するルールはあるか
  • 従業員宛ての郵便物は本人へ届けるのか、本人に取りに来てもらうのか決まっているか
  • 重要な郵便物を従業員へ渡す場合、必要に応じて受け渡しを記録する運用になっているか
  • 退職者や休職者宛ての郵便物が届いた場合の対応方法は決まっているか
  • DMや不要な郵便物について、廃棄してよいものを判断できるようになっているか

こんなケース、どうする？

会社名と従業員の個人名が併記された郵便物が届いた。

会社宛てとして開封するのか、個人宛てとして未開封で本人へ渡すのか、宛名による開封基準を決めていますか。

従業員宛てに「親展」と書かれた郵便物が届いた。

通常の郵便物とは分けて、開封せず本人へ渡すなど、「親展」の取扱いを決めていますか。

退職した従業員宛ての郵便物が届いた。

その場で開封・廃棄するのではなく、差出人への返送など、退職者宛て郵便物の取扱いを決めていますか。自宅への転送や差出人への住所開示については、個人情報保護の観点も踏まえた判断が必要です。詳しくは退職者宛ての郵便物もご確認ください。

長期休職中の従業員宛てに重要そうな郵便物が届いた。

出社まで保管するのか、本人へ連絡するのか、転送等を行うのか、対応方法を決めていますか。

誰の担当か分からない請求書が届いた。

担当部署が分からない郵便物について、確認先や回付方法を決めていますか。

裁判所や行政機関から会社宛てに郵便物が届いた。

通常の郵便物と同じように処理せず、誰へ回付するのか、速やかに対応できるルートを決めていますか。

従業員が会社を私物の配送先として利用している。

個人的な郵便物や宅配便を会社で受け取ってよいのか、受け取る場合はどこまで会社が管理するのか決めていますか。