退職者の私物が会社に残っていたら

私物対応の基本的な流れ

まず、「残っている私物を確認する」→「記録する」→「本人へ連絡する」→「返却・引取り・処分の方法を決める」という順番で対応します。私物を確認した際には、何が残っていたのか分かるようにリスト化し、必要に応じて写真を残しておくと、後から紛失や処分を巡る問題が起きた場合にも確認できます。本人と連絡が取れるのであれば、引き取りに来てもらうのか、郵送するのか、本人の意思に基づいて処分するのかを決めます。退職時に持ち出しを求められる資料への対応は退職者から「自分が作った資料がほしい」と言われたらもあわせてご確認ください。

連絡が取れない場合こそ記録を残す

難しいのは、本人と連絡が取れない場合です。一定期間が経過したことだけを理由に自動的に処分するのではなく、会社がいつ、どの連絡先へ、どのような方法で引き取りを求めたのかを記録しておきます。実際に、音信不通の退職者について、返送や内容証明郵便による引取り要請まで行っても私物が残り続けるケースがあります。こうした事態を毎回個別判断しなくて済むよう、退職時に私物の回収を確認し、残置物が発生した場合の連絡・返却方法まで退職手続きに組み込んでおくことが重要です。取引先など第三者から退職者への連絡を求められた場合の対応は取引先から退職者の連絡先を教えてほしいと言われたらで整理しています。