健康診断結果を総務が見てよい？｜記録・保存義務と閲覧範囲

従業員に健康診断を受診させるだけでなく、健康診断の結果を記録・保存することも会社の義務です。一般健康診断では健康診断個人票を作成し、原則として5年間保存する必要があります。また、異常所見がある従業員については、健康診断の結果に基づき、就業上必要な措置について医師等から意見を聴く必要があります。

健康診断結果を会社が受け取って本人へ通知するのか、従業員が別の医療機関等で受診して会社へ結果を提出するのかなど、受診方法に応じた結果の回収方法も整理しておく必要があります。

一方、健康診断結果には体重や検査値、既往歴などの健康情報が含まれます。「健康診断は受けるが、結果を会社の人に見られたくない」という従業員がいることも考えられます。

会社が法令上必要な健康情報を取得・管理することと、その情報を社内の誰でも閲覧できることは別の問題です。健康診断結果を誰が取り扱うのか、産業医や保健師等の専門職と人事・総務担当者で閲覧できる情報を分けるのかなど、健康情報の取扱いについてもルールを決めておくことが重要です。

確認ポイント

会社が健康診断結果を管理する必要性を説明するとともに、健康情報を誰が閲覧できるのか、必要以上の担当者が閲覧できる状態になっていないか確認していますか。

受診したことの確認だけで終わらず、会社が法令上必要な健康診断結果を記録・保存できるよう、提出が必要な情報を説明できていますか。

異常所見がある従業員を確認し、必要な医師等への意見聴取につなげる運用になっていますか。

健康情報を業務上必要のない担当者まで閲覧できる状態になっていないか、アクセス権限を確認していますか。

上司だからという理由だけで健康診断結果そのものを共有せず、就業上必要な情報として何を共有するのか判断できる運用になっていますか。

産業医の有無にかかわらず、必要な医師等への意見聴取をどのように行うのか、あらかじめ対応方法を確認していますか。