従業員から「今使っているPCを売ってほしい」「退職時に譲ってほしい」と言われることがあります。会社のPCは、古くなったからといって総務の判断だけで簡単に売却・譲渡できるものではありません。
PCには社内資料や顧客情報、認証情報などが残っている可能性があり、売却・譲渡する前に会社の情報セキュリティ基準に沿ったデータ消去や、会社アカウント・端末管理の解除が必要です。単に初期化すればよい、とは限りません。また、WindowsやMicrosoft 365などのソフトウェアライセンスは、そのPCと一緒に従業員へ譲渡できるとは限らないため、何を残して渡せるのか事前に確認しておく必要があります。
さらに、従業員へ無償で譲渡したり時価より安く売却したりすると、その差額が経済的利益となり給与として扱う必要が生じる可能性があります。固定資産として管理しているPCであれば、すでに減価償却が終わっていても、売却・譲渡時の帳簿価額や売却価格に応じた会計処理が必要です。「古いPCだから」「本人が使っていたPCだから」といった理由だけで総務の判断でOKを出さず、データ・ライセンス・税務・会計の観点から確認したうえで対応するようにしましょう。備品全般の廃棄・譲渡の考え方は会社の備品を従業員へ譲渡してよい？もあわせてご確認ください。
本人が使っていたPCでも、そのまま売却することは避けます。データ、ライセンス、売却価格、固定資産の処理を確認したうえで、売却できるか判断します。
帳簿価額が0円でも、PCの価値が0円とは限りません。中古価格なども参考にしながら、無償譲渡による経済的利益や必要な税務処理を確認します。
初期化しただけで、会社として必要な情報の消去が完了したとは限りません。データの消去だけでなく、会社アカウント、端末管理、ソフトウェアライセンスなどが残っていないことも確認します。
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