1. リファラル採用は採用コストを抑えやすい
リファラル採用の分かりやすいメリットは、採用コストです。
転職エージェントを利用した場合、採用した人材の想定年収に一定割合を掛けた紹介手数料が発生することがあります。
例えば、紹介手数料を想定年収の30％とすれば、年収500万円の人材を1名採用するだけで150万円です。
求人媒体の場合も、一定期間の掲載料金が発生します。
こちらは何名採用しても掲載料金が変わらないというメリットがありますが、反対に1名も採用できなかったとしても費用は発生します。
一方、リファラル採用では、自社の従業員が候補者との接点になります。
仮に採用が決まった社員へ紹介インセンティブを支給するとしても、エージェントなどと比較すれば採用1名あたりの外部コストを抑えられる場合があります。
また、社員自身が会社や仕事を理解したうえで候補者へ声をかけるため、通常の応募とは異なる人材へアプローチできる可能性もあります。
ただし、
「安く採用できるから社員に紹介してもらおう」
だけで始めるのは危険です。
リファラル採用で難しいのは、採用経路ではなく、その後の人間関係だからです。
2. 一番揉めやすいのは「紹介したのに不採用」
リファラル採用を始める前に、まず考えておきたいのが不採用時の対応です。
紹介者は、自分の友人や知人に会社を紹介しています。
その候補者が不採用になれば、
「なぜ不採用だったのか」
「どこがダメだったのか」
「自分が推薦したのに、ちゃんと見てもらえたのか」
と人事へ聞きたくなることもあるでしょう。
しかし、通常の採用で考えれば、詳細な不採用理由を第三者へ説明することはありません。
まして紹介者だからといって、
「面接でこのような発言があった」
「経験が不足していた」
「他の候補者の方が評価が高かった」
などと選考内容を伝える運用にするのは適切ではありません。
リファラル採用を始めるのであれば、
紹介者であっても、候補者の選考内容や不採用理由は共有しない
というルールを最初から明確にしておく必要があります。
これは不採用になってから説明するのでは遅いでしょう。
「紹介しても採用されるとは限らない」
「通常の採用基準で選考する」
「選考結果の詳細は紹介者には伝えない」
ということを、紹介する前に理解してもらうことが重要です。
3. リファラルだからといって採用基準を変えない
もう一つ問題になりやすいのが、採用基準です。
紹介者が同じ会社の社員である以上、
「せっかく紹介してくれたのだから」
という心理が働く可能性があります。
特に、紹介者が役員や管理職だった場合には、面接官が無意識に評価を甘くしてしまうことも考えられます。
しかし、これを認めてしまうとリファラル採用ではなく、悪い意味での縁故採用に近づいてしまいます。
リファラルは、候補者と会社が出会うための経路と考えた方がよいでしょう。
応募の入口は違っても、採用基準そのものまで変える必要はありません。
そのため、
- 書類選考をどうするか
- 面接回数を通常応募と同じにするか
- 誰が合否を決定するか
- 紹介者を選考に参加させるか
- 紹介者が上位役職者だった場合でも同じ運用にするか
などを事前に決めておきます。
特に、紹介者本人を合否判断へどこまで関与させるのかは明確にしておいた方がよいでしょう。
4. 紹介者を採用プロセスへ介入させない
紹介者には、候補者を紹介してもらうという重要な役割があります。
しかし、
「面接はどうだった？」
「人事から何か聞いていない？」
「自分から採用部長に言っておこうか？」
といった形で、紹介後も選考へ関与し続けるようになると運用が難しくなります。
候補者から紹介者へ相談することもあるでしょう。
そのため、紹介者の役割を、候補者を会社へ紹介するところまでと区切る方法があります。
紹介後は通常の採用プロセスへ移し、候補者と採用担当者が直接やり取りする。
紹介者から問い合わせがあっても、選考内容については回答しない。
この境界線を明確にしておくことで、人事側も対応しやすくなります。
5. 入社後も「紹介した側・された側」を持ち込ませない
無事に採用できたとしても、それで終わりではありません。
リファラル採用では、入社後にも紹介者との関係が残ります。
例えば、入社した本人が会社に合わず、
「転職した方がよいかもしれない」
と考えたとしても、
「紹介してもらった手前、辞めにくい」
と感じる可能性があります。
反対に紹介者側が、
「自分が紹介して入社させた」
という意識を持ってしまうことも考えられます。
極端なケースでは、
「俺が紹介してやった」
「私は○○部長の紹介で入った」
といった、本来会社には存在しない上下関係や権威につながる可能性もあります。
あまり多いケースではないでしょうが、制度を作るのであれば想定しておいて損はありません。
リファラル採用はあくまで採用経路の一つです。
入社後は通常採用の社員と同じであり、紹介者と被紹介者の間に会社として特別な関係を認めるものではないことを明確にしておいた方がよいでしょう。
6. 紹介インセンティブは金額だけ決めればよいわけではない
リファラル採用では、紹介した社員へインセンティブを支給する会社もあります。
ここで、
「採用できたら20万円」
と金額だけを決めてしまうと、後から細かな問題が出てきます。
例えば、
- 紹介した時点で対象になるのか
- 内定承諾時なのか
- 入社した時点なのか
- 入社後3か月在籍したら支給するのか
- 紹介者自身が退職していた場合はどうするのか
- 同じ候補者を複数の社員が紹介した場合はどうするのか
- 過去に応募歴のある候補者でも対象になるのか
こうした条件を先に決めておく必要があります。
また、従業員への紹介報奨については、職業安定法との関係にも注意が必要です。
単純に「エージェントへ払うより安いから、社員に高額な紹介料を払えばよい」と考えるのではなく、制度設計時には最新の法令・行政資料を確認したうえで、賃金・報奨金としての扱いも含めて整理した方がよいでしょう。
7. 社員に「求人広告」をさせない
もう一つ決めておきたいのが、候補者への説明範囲です。
社員が友人に、
「うちの会社は年収○○万円くらいもらえる」
「このポジションなら在宅勤務できる」
「たぶんこの役職で採用される」
などと説明してしまう可能性があります。
しかし、紹介者が採用条件を決定できるわけではありません。
本人としては会社を紹介しているだけでも、候補者からすれば「その会社の社員から聞いた話」です。
入社条件と食い違えば、
「紹介されたときに聞いていた話と違う」
という問題にもなります。
そこで、紹介者が説明してよいのは何かも決めておきます。
求人票や会社が用意した採用ページを案内してもらい、給与・役職・勤務条件などについては採用担当者から説明する。
このように役割を分けた方が安全です。
8. リファラル採用を始める前に社員へ伝えておくこと
リファラル採用は、採用担当者だけで完結する制度ではありません。
実際に候補者を連れてくるのは社員です。
そのため制度を開始するのであれば、少なくとも、
- 紹介しても採用が保証されるわけではない
- 通常の採用基準で選考する
- 紹介者は合否判断へ介入しない
- 不採用理由や選考内容は紹介者へ開示しない
- 給与や待遇などを紹介者が約束しない
- 紹介後の候補者との採用連絡は採用担当者が行う
- 入社後、紹介者に特別な権限や責任が発生するものではない
- 紹介インセンティブの対象者、支給条件、支給時期
などを明文化しておいた方がよいでしょう。
リファラル採用は、
「知り合いがいたら紹介してください」
と社員へ呼びかけるだけでも始められます。
だからこそ、制度としての境界が曖昧になりやすい採用方法でもあります。
9. まとめ
リファラル採用は、採用コストを抑えながら、自社だけでは接点を持ちにくい人材へアプローチできる可能性があります。
一方で、人事総務として重要なのは、
「誰を紹介してもらうか」よりも「紹介された後をどう運用するか」
ではないでしょうか。
紹介者はどこまで関与できるのか。
選考基準は変えるのか。
不採用になった場合に何を伝えるのか。
紹介インセンティブをいつ、どのような条件で支給するのか。
入社後の紹介者との関係をどう考えるのか。
こうしたルールを決めずに始めると、採用コストは下がっても、人事総務が別の調整業務を抱えることになります。
まずは採用人数を増やすことよりも、「紹介する社員」「紹介された候補者」「採用担当者」の役割と境界線を決める。
そこからリファラル採用を始めるのがよいでしょう。
