1. 業務分掌とは
業務分掌とは、組織や部署ごとに担当する業務を定めることです。
担当する業務が明確になれば、その業務に対する責任も明確になります。部署ごとの役割や責任を文章として整理したもの、と考えると分かりやすいでしょう。
似たような言葉として、次のようなものがあります。
- 業務分掌：部署ごとの担当業務と責任
- 職務分掌：役職者や個人が担う業務と責任
- 権限分掌：誰がどこまで承認・決裁できるかを定めたもの
例えば、
- 「総務部が何を担当するか」は業務分掌
- 「総務部長が何を決裁できるか」は職務分掌・権限分掌
というように考えるとイメージしやすいでしょう。
2. なぜ業務分掌を作るのか
業務分掌を整備する理由は様々ですが、多くは次のような背景があります。
- 組織が大きくなり、部署の役割を整理する必要がある
- DXやアウトソーシングを進めるため、業務の棚卸しが必要になった
- 基幹システムやワークフロー導入に伴い、承認フローを整理する必要がある
- IPO準備や内部統制、監査対応のため
一方で、ネガティブな出来事がきっかけになることも少なくありません。
例えば、
- トラブルが発生したが責任部署が分からなかった
- 業務の抜け漏れが起きた
- 同じ仕事を複数部署で行っていた
といったケースです。
経験上、こうした「問題が起きたから何とかしよう」というプロジェクトでは、総務が事務局になることが少なくありません。
もちろん気のせいかもしれませんが、総務担当者であれば一度は似たような経験があるのではないでしょうか。
3. 総務だけ業務分掌が曖昧になる理由
例えば、シンプルな業務分掌を見比べてみましょう。
| 総務部業務分掌規程 | 人事部業務分掌規程 |
|---|---|
|
（１）本社事務所および通信の管理運営 （２）什器・用度品、社用一般図書、印字、複写の統括 （３）不測の事態への対応の統括 （４）株主総会、株主、および株式の統括 （５）損害保険など （６）一般渉外の統括 （７）企業文化・企業市民活動に関する方針・計画立案およびその実施・推進 （８）寄付金の統括 （９）本部の庶務 |
（１）人事管理に関する計画の立案 （２）就業規則および労働協約の立案 （３）人事管理および服務規律 （４）給与計算 （５）社会保険および生命保険 （６）人材開発、能力開発に関する方針および計画の立案、実施 |
いかがでしょうか。
人事部と比べると、総務部の方が抽象的な表現が多いように感じませんか。
例えば、
- 不測の事態への対応
- 一般渉外
- 本部庶務
- 企業文化の推進
- ○○など
といった言葉は、具体的な業務内容を想像しにくいものばかりです。
一方、人事部には、
- 給与計算
- 就業規則
- 人事制度
- 人材開発
など、比較的明確な業務が並びます。
これは決して業務分掌の作り方が悪いわけではありません。
総務という部署そのものが、定義しづらい部署だからです。
例えば、経理は「会計を管理する部署」、法務は「法務を担当する部署」、人事は「人に関する制度を管理する部署」というように、部署の目的が比較的明確です。
一方で総務は、「他部署が担当しない本社機能を担う部署」として定義されている会社も珍しくありません。
つまり、減算方式で定義される部署なのです。
また、「担当部署が決まっていないから、とりあえず総務」という形で仕事が追加されることもよくあります。
これは逆に言えば、加算方式でもあります。
その結果、総務の業務は会社ごとに大きく異なります。
さらに、「従業員が働きやすい環境を整える」という総務の目的自体も非常に広いため、発生する業務は自然と対症療法的になりがちです。
新しい制度が始まれば運用を考え、災害が起きればBCPを整備し、オフィスを移転すればレイアウトを考え、社内イベントが必要になれば企画する。
つまり総務は、会社全体の「余白」を埋める部署とも言えます。
だからこそ、「不測の事態への対応」「一般渉外」「本部庶務」といった抽象的な表現が多くなり、他部署ほど明確な業務分掌を書きにくくなるのです。
4. 業務分掌を作るときのポイント
もし業務分掌の作成を任された場合、どのような点に注意すればよいのでしょうか。
IPO準備や内部統制の整備が目的であれば、コンサルティング会社や監査法人などの専門家に依頼する選択肢もあります。
一方、自社で作成するのであれば、次の3点を意識すると進めやすくなります。
① 特定の部署だけ作らない
業務分掌は、一部の部署だけ整備しても十分な効果は得られません。
例えば、「人事と総務の連携ミスで新入社員の入社手続きに漏れが発生した」というトラブルをきっかけに、人事部と総務部だけ業務分掌を作成したとします。
しかし実際には、
- 給与支払いは経理
- PCやアカウントの発行は情報システム
- 入館証の発行は総務
というように、管理部門は相互に連携しています。
一部の部署だけ責任を明確にしても、会社全体としては責任の空白が残ってしまいます。
管理部門を中心に、組織全体を俯瞰しながら整備することが重要です。
② 細かく書きすぎない
業務分掌は、業務マニュアルではありません。
細かな作業まで規定してしまうと、部署の柔軟性を失ってしまいます。
例えば、「それは自分の部署の仕事ではない。」「改善案はあるが、他部署の業務だから手を出せない。」このような状況になってしまっては、本来の目的とは逆効果です。
業務分掌は責任を明確にするためのものであり、部署間に壁を作るためのものではありません。
将来の組織変更や業務改善にも対応できる程度の粒度に留めることが望ましいでしょう。
③ 部署の目的から考える
業務分掌は、現在行っている作業を並べるものではありません。
その部署が会社の中で何を担うのか、どのような役割を果たすのかを整理するものです。
そのため、担当者レベルではなく、部長や役員など、部署全体を見渡せる立場の人へヒアリングを行うことをおすすめします。
「総務部は何をする部署なのか。」「人事部の存在意義は何か。」「情報システム部は何を提供する部署なのか。」
こうした目的やミッションを整理したうえで業務分掌を作成すると、多少業務内容が変化しても長く使える規程になります。
5. 業務分掌は「総務への期待」を言語化する仕組み
業務分掌は、責任の所在を明確にし、組織運営を円滑にするための重要な仕組みです。
しかし総務だけは、会社ごとに役割が大きく異なり、「誰も担当していない仕事」を引き受けることも多いため、他部署のように明確な業務分掌を書きにくいという特徴があります。
だからこそ、現在の仕事をそのまま書き並べるのではなく、「会社は総務に何を期待しているのか」という視点から整理することが重要です。
総務は会社の「余白」を埋める部署だからこそ、その役割を完全に言語化することは簡単ではありません。
それでも、部署の目的を整理し、責任範囲を適切な粒度で定義しておくことは、将来の組織づくりや業務改善の土台になります。