1. 健康診断受診の催促が手間な理由
労働安全衛生法では、事業者に労働者への定期健康診断の実施が義務付けられています。
また、常時50人以上の労働者を使用する事業場では、健康診断実施後に「定期健康診断結果報告書」を労働基準監督署へ提出する必要があります。
そのため、総務担当者は健康診断を案内するだけでなく、受診状況を把握し、未受診者へ継続的にフォローする必要があります。
しかし、現場では
- 忙しくて予約する時間がない
- 自分は健康だから後回しでいい
- 予約すること自体を忘れてしまう
といった理由から、受診が進まないケースも・・・。
年度末が近づくにつれ受診希望者が集中し、「今年度中に受診できませんでした」というケースも発生します。
総務としては、「誰がまだ予約していないのか」を把握しながら催促しなければなりません。
一方で、「もう予約しました。」と言われてしまうのも避けたいところです。
未回答者だけを自動で抽出し、その人だけへ催促メールを送れたら便利だと思いませんか。
2. Googleフォームで未回答者を把握する
この仕組みはGoogle Workspaceだけでも比較的簡単に実装できます。
まず、健康診断予約用のGoogleフォームを作成します。
質問例としては、
- 受診予定日
- 医療機関
- 健康診断結果の送付先
などが考えられます。診断結果が自宅に届くか会社に届くかは重要ですよね。
Google Workspace環境では、回答者のメールアドレスを取得できるよう設定しておけば、フォームへ回答したユーザーを自動的に識別できます。
回答内容はスプレッドシートへ保存されます。 フォーム回答者のメールアドレスと従業員マスタのメールアドレスをGASで突き合わせるだけで、未回答者を簡単に抽出できます。
3. 催促メールを自動送信する
次に、メール送信スケジュールを管理するスプレッドシートを用意します。 本文には健康診断フォームへのURLを記載しておきます。
GASでは、
①当日の日付を取得
↓
②メール送信スケジュールを確認
↓
③フォーム回答者と従業員マスタを突合
↓
④未回答者だけ抽出
↓
⑤件名・本文をそのまま利用してメール送信という流れで処理します。
今回はデモの都合上、メール送信の様子までは紹介していませんが、記事末尾で使用したGASコードを公開して置きます。
4. 実務に合わせた調整
メール送信の自動化自体は難しくありません。
一方で、実際の運用では会社ごとにルールが異なるため、次のような調整が必要になります。
- 予約日と受診日のどちらを管理するか
- 予約不要の医療機関へ行くケース
- 受診したが結果がまだ届いていないケース
- 健康診断結果をどこへ送付するか
このような部分は、各社の運用ルールに合わせて設計するとよいでしょう。
5. 応用例
この仕組みは健康診断だけではありません。
Google WorkspaceとGASを組み合わせることで、次のような業務にも応用できます。
- 受診状況のリアルタイム集計
- 部署ごとの受診率集計
- 年度ごとのメール送信スケジュール自動作成
- 健康診断結果をもとにした産業医面談対象者の抽出
- 労働基準監督署へ提出する資料作成の補助
- ストレスチェックの受検管理
- 情報セキュリティ研修やコンプライアンス研修の受講管理
毎年繰り返し発生する業務だからこそ、一度仕組みを作ってしまえば、その後の運用負荷を大きく減らせます。
まとめ
健康診断の受診管理は、多くの企業で毎年発生する定型業務です。
Google WorkspaceとGoogle Apps Scriptを活用すれば、
- 未回答者の自動抽出
- 催促メールの自動送信
- 回答状況の可視化
までを比較的シンプルに実現できます。
総務担当者が毎年行っている「誰に催促するか」という確認作業を減らし、本来注力すべき業務へ時間を使えるようになるでしょう。