1. 部分最適が全体最適とは限らない
例えば、ある申請書が総務へ提出されたものの、不備が見つかったとします。
このような場面では、総務担当者が申請者へ一言確認した上で、その場で修正して処理を進めることがあります。
一方、改善の考え方によっては、
- 不備があれば必ず差し戻す
- 申請から承認までやり直す
- なぜ間違えたのかを説明してもらう
という運用になることもあります。
もちろん、ルールとしてはこちらの方が正しいかもしれません。教育が進めば、不備も減っていくでしょう。
しかし、そのために申請者や承認者が何度もやり直すことになれば、本当に会社全体の工数は減っているでしょうか。申請内容や重要度によっては、総務が数分で修正した方が、全体として効率的なケースもあります。
総務改善では、「正しい運用」だけではなく、「会社全体として最も効率が良い運用」を考えることも重要です。
2. 企業文化はルールだけでは変わらない
企業には、それぞれ独自の文化があります。
本来は営業担当者が行うべき申請や発注を、総務が代わりに対応している会社も少なくありません。もちろん、ルール上は営業本人が行うべき業務です。
しかし、「営業活動を止めないことを優先する」という考え方が会社全体に浸透している場合、その運用が長年続いていることもあります。
そこへ、「ルールどおりに運用してください」という改善策だけを持ち込んでも、現場に定着しないことがあります。
改善には、ルールだけでなく、その会社の文化や優先順位を理解することも欠かせません。
3. 経営と現場の目的が一致しているとは限らない
総務の業務改善は、経営層の判断で始まることも少なくありません。DXやAI活用への関心が高まる中、「何か改善しなければならない」という危機感からプロジェクトが始まるケースもあります。
しかし、現場が同じ温度感とは限りません。経営は変化を求めていても、現場は「今のやり方で困っていない」「余計な仕事が増えそうだ」「自分の仕事がなくなるのではないか」と考えていることもあります。
このような状態では、改善そのものよりも、経営と現場の認識の違いが障害になります。どれだけ優れた改善案でも、目的が共有されていなければ定着しません。
筆者は経営陣から業務可視化の依頼をうけたものの、現場にヒアリングのお願いにいったところ、「何のために来たんですか！」と名刺交換の前に怒鳴られたことがあります。
同じ会社では部長と現場の人が会議の際に喧嘩を始めるなどのケースもありました。
最終的にはヒアリングには協力してもらえたものの、あまり気持ちの良い仕事ではありませんでした。
4. 総務改善に必要なのは現場とのバランス
総務改善では、
- 経営の考え
- 現場の実情
- 業務ルール
- システム化
この4つのバランスを取ることが重要です。
理論だけを優先すると現場がついてこず、現場だけを優先すると改善が進みません。本当に必要なのは、現場の運用を理解した上で、少しずつ改善を積み重ねていくことです。
5. このシリーズで紹介したいこと
このシリーズでは、「理想的な運用」ではなく、「現場で本当に運用できる改善」をテーマにしていきます。
Google WorkspaceやGoogle Apps Script（GAS）を活用しながら、
- 総務担当者の負担を減らす
- 他部署へ過度な運用変更を求めない
- 小さく始めて効果を積み重ねる
そんな実践的な改善アイデアをご紹介していきます。
総務の仕事は、人と人、部署と部署の間をつなぐ仕事でもあります。だからこそ、システムだけでは解決できない課題も数多く存在します。
現場に寄り添いながら、無理なく続けられる業務改善を一緒に考えていきましょう。