確認ポイント
- 役職や職位ごとの決裁権限を決めているか
- 金額によって承認ルートを変更する基準があるか
- 少額の申請まで一律に役員・社長承認となっていないか
- 金額だけでなく、申請内容によって追加承認が必要となる条件を決めているか
- 決裁権限規程と実際のワークフローの承認ルートが一致しているか
- 組織規模が変わっても、創業時の承認ルートをそのまま使用していないか
- 権限委譲後の支出状況を定期的に確認できるようになっているか
- 承認者が「何を確認して承認するのか」を理解しているか
こんなケース、どうする？
3,000円の備品を購入するために、社長承認まで必要になっている。
少額の支出まで経営陣が個別に確認する必要があるのか、役職ごとの決裁金額を設定できないか検討していますか。
部長が承認した後、すべての申請が役員承認へ回っている。
部長に決裁権限があるにもかかわらず、実質的には役員が再度すべてを判断する運用になっていませんか。
「10万円未満なら部長決裁」としたら、9万円台の申請が増えた。
申請を分割して決裁基準を回避していないか確認できるようになっていますか。
5,000円のクラウドサービスだから、課長承認だけで契約した。
少額でも継続契約、情報セキュリティ、個人情報など別の確認が必要な支出があります。金額以外の条件による承認ルートも設定していますか。
決裁権限規程では部長決裁なのに、ワークフローでは役員へ回っている。
規程上の権限とシステム上の承認ルートが一致しているか、定期的に確認していますか。
「今まで全部社長が見ていたから」という理由で承認ルートを変更できない。
組織規模や申請件数が変わっても、現在の決裁権限や承認ルートが適切なのか見直していますか。
決裁権限を部長へ委譲したら、経営側から「何に使っているのか分からなくなった」と言われた。
すべてを事前承認に戻すのではなく、支出実績を定期的に確認するなど、事後的なモニタリングで補完できないか検討していますか。
