実費支給か定額支給かで判断が変わる

割引制度を利用しているからといって、必ず割引後の実費しか支給できないわけではありません。一方で、会社が実費支給を原則としているのであれば、実際に負担していない費用まで申請することは、規程に沿った運用とはいえません。

例えば、通常の通勤定期券代が月額10,000円であるのに対し、割引制度によって実際の負担額が7,000円になる場合です。会社の規程が実費支給であれば、原則として7,000円を基準に支給額を判断することになります。しかし、通常の定期券代を基準とする定額支給の規程であれば、10,000円を支給することが直ちに不適切とは限りません。

税務上の非課税限度額にも注意する

通勤手当には所得税の非課税制度がありますが、会社が通勤手当として支給すれば、どのような金額でも非課税になるわけではありません。交通機関を利用する場合、原則として、通勤のための運賃、時間、距離などを踏まえた最も経済的かつ合理的な経路・方法による運賃等の額が非課税限度額の基準となります。割引制度によって実際に負担する運賃が異なる場合、通常運賃との差額を含めて非課税としてよいかは、具体的な制度や支給実態に応じた確認が必要です。

直ちに横領や脱税になるわけではない

実費を超える通勤手当を受け取ったからといって、直ちに横領になるわけではありません。会社の規程に従った適正な申請なのか、割引の事実を隠して虚偽の申請をしていたのかによって、問題の性質は異なります。また、会社が通常運賃での支給を認めたからといって、直ちに脱税になるわけでもありません。問題となるのは、支給根拠や申請内容、税務処理が適切であるかという点です。

総務・人事としては、障害者やひとり親家庭などの属性そのものを問題にするのではなく、会社の通勤手当規程と、実際に適用される運賃・支給額との関係を確認することが重要です。また、割引制度の利用状況には個人の事情に関わる情報が含まれるため、確認する場合には必要な範囲にとどめ、慎重に取り扱う必要があります。

確認ポイント

  • 通勤手当規程が実費支給か、定額支給か
  • 対象となる交通機関に割引制度があるか
  • 従業員が実際に負担する運賃はいくらか
  • 割引後の運賃を支給額に反映する規定があるか
  • 支給額について税務上の非課税限度額を確認しているか
  • 割引制度の確認に必要な個人情報を適切に管理しているか

こんなケース、どうする？

障害者割引を利用している従業員が通常運賃で申請してきた。

まず、会社の通勤手当規程を確認します。実費支給であれば、割引後の負担額を確認して支給額を決定します。定額支給の場合は、規程に従って判断し、必要に応じて税務上の取り扱いも確認します。

ひとり親家庭向けの無料乗車券を利用している従業員がいる。

自治体などの制度によって、特定の交通機関を無料または割引運賃で利用できる場合があります。実費支給の規程であれば、実際に運賃負担が発生しているかを確認します。なお、寡婦であることだけで一律に交通費が割引されるわけではなく、制度ごとに対象者や利用条件が異なります。

通勤手当を多く受け取っていたことが後から判明した。

まず、申請内容と通勤手当規程を確認します。単なる認識違いや規程の不備なのか、意図的に事実と異なる申請を行っていたのかを区別する必要があります。過払いがある場合の返還や給与からの控除についても、会社が一方的に処理するのではなく、法令や本人との合意関係を確認して対応します。

割引制度を利用していることを会社へ申告させてよい？

通勤手当を適正に計算するために必要な情報については、申告を求めることが考えられます。ただし、障害や家庭状況に関する情報は慎重な取り扱いが必要です。割引後の運賃額や利用区間の確認で足りるのであれば、必要以上に個人の事情を確認しない運用を検討します。