始末書と顛末書の違い

始末書と顛末書の比較

一般的には上記のような違いがあります。

始末書は反省や謝罪の強制に注意する

特に注意したいのが、始末書の扱いです。始末書は、会社によっては譴責などの懲戒処分として位置づけられていることがあります。一方で、始末書には単なる事実報告だけではなく、本人の反省や謝罪を求める意味合いが含まれることがあります。そのため、業務上の報告書と同じ感覚で、反省や謝罪まで強制的に書かせることには注意が必要です。また、始末書の提出を懲戒処分として運用するのであれば、就業規則上どのように定められているのかも確認しておきます。

一方、顛末書は、事象の実態や発生原因、どのような対応を行い、どのように収束したのかを客観的に報告する意味合いの強い文書です。経営側が事態を把握し、再発防止に必要な措置を講じるうえで重要な資料となることがあります。そのため、業務上必要な事実関係の報告として、作成・提出を求めることができます。

受け取った後の保管と閲覧権限

総務は、受け取った始末書や顛末書の取り扱いにも注意が必要です。始末書は本人の反省と自覚を促すために「書かせることそのもの」に意味があり、その後の人事評価には直接使用しないという会社もあるでしょう。一方で、懲戒処分として始末書を提出させた場合や、同じようなトラブルを繰り返していることを確認する必要がある場合には、その記録を残しておく必要があります。

人事システムに始末書そのものを紐づける機能がない場合もあります。その場合でも、上長や人事が後から確認する必要が生じたときに、「いつ、どのような事象があり、どのような対応を行ったのか」を確認できるようにしておくとよいでしょう。ただし、始末書や懲戒に関する情報は、誰でも閲覧できる状態にするのではなく、必要な権限を持つ人だけが確認できるように管理します。懲戒処分を社内にどこまで知らせるかは懲戒処分の社内公表・氏名公表で整理しています。