1. 結婚申請は書類回収が大変
結婚すると、会社ではさまざまな変更手続きが必要になります。例えば、
- 姓の変更
- 従業員マスタの更新
- システムアカウントの変更
- 名刺の再作成
- 給与振込口座名義の確認
- 健康保険・厚生年金の手続き
- 扶養追加手続き
- 各種保険の変更
などです。また、姓は変わらない、扶養も追加しないという場合でも、住民票や婚姻を証明する書類など、何らかの提出書類が必要になるケースがあります。
問題は、必要書類がすぐに揃うとは限らないことです。例えば、結婚を機に新居へ引っ越す予定だが、仕事の都合で配偶者だけ後から入居する。このような事情があるにもかかわらず、「住民票を提出してください。」と何度も連絡してしまうと、お祝いムードに水を差してしまいます。
総務は従業員の事情をすべて把握できませんし、従業員も総務が手続きを急ぐ理由を理解しているとは限りません。そこで、書類回収そのものを社員セルフサービス化してしまいます。
2. Googleフォームから提出フォルダを自動生成
まずは結婚申請フォームを作成します。フォームには例えば、
- 姓の変更有無
- 仕事上の氏名変更希望
- 扶養追加の有無
- 配偶者情報
などを入力してもらいます。
フォーム送信後、GASが自動的にGoogle Drive上へ申請者専用の提出フォルダを作成します。さらに入力内容から必要書類を判定し、
- 提出が必要な書類
- 提出期限
- 提出先フォルダ
をメールで案内します。提出フォルダは申請者専用となるため、どの書類を提出すればよいか迷うこともありません。
また、一定期間提出がない場合は、自動的にリマインドメールを送信することもできます。「催促」ではなく、「提出忘れを防ぐためのお知らせ」として運用するとよいでしょう。
3. 提出フォルダを自動監視する
ここで活躍するのがGASです。GASでは提出用フォルダを定期的に確認し、新しいファイルがアップロードされたことを検知できます。流れは次のようになります。
結婚申請フォーム
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提出フォルダを自動作成
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従業員が書類をアップロード
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GASが提出を検知
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総務ダッシュボードへ表示
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内容確認
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確認済フォルダへ移動総務は提出された書類だけを確認すればよく、Google Driveを何度も開いて確認する必要はありません。
また、確認済フォルダへ移動すると同時に、
- ファイル名を命名規則に合わせて変更
- 提出日時の記録
- 確認者の記録
などもGASで自動化できます。さらに、提出フォルダと確認済フォルダの両方を監視することで、未提出・提出済・確認済を一覧で管理することも可能です。
必要書類がすべて揃った時点で、本人へ完了通知を送り、提出フォルダをクローズすれば一連の手続きは終了です。
4. 周辺業務も連携できる
結婚申請を起点として、他の業務へ連携することもできます。例えば、
- 情シスへアカウント変更依頼
- 人事へ従業員マスタ更新依頼
- 経理へ給与口座変更依頼
- 慶弔金や祝電の手続き
などです。会社によっては総務がこれらを兼務している場合もあります。その場合は、総務向けWebサイトへタスクとして表示し、未対応・対応中・完了まで管理すると、さらに業務を効率化できます。
まとめ
結婚申請で総務が大変なのは、申請書を受け取ることではありません。必要書類がいつ揃うのか分からないことです。
Googleフォーム、Google Drive、GASを組み合わせれば、提出フォルダの自動生成、必要書類の案内、リマインドメール、提出状況の可視化、書類確認、完了通知までを社員セルフサービスとして構築できます。
もちろん、紙でしか提出できない書類が多い企業では、無理に電子化すると運用が複雑になることもあります。その場合は紙運用を前提にした方が効率的なケースもあるでしょう。
一方で、電子データで提出できる書類が中心であれば、書類回収から進捗管理までをセルフサービス化することで、総務は「書類を集める人」ではなく、「内容を確認する人」へ役割を変えることができます。小さな業務から社員セルフサービスを取り入れることが、ペーパーレス化と業務自動化への第一歩になります。